給与明細をすぐに捨てずに2年間保管すべき理由とは?

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皆さんは給料明細を保管していますか?
もしくは、中身をチェックしたら捨てていますか?
給料明細には、実は最低限保管しておくべき期間があります。
残しておかないと、もしかしたら会社によっては損をする可能性もあります。
では、なぜ給料明細はすぐに捨てない方が良いのでしょうか?
今回は、給与明細をすぐに捨てずに2年間保管すべき理由について、ご紹介します。

給料明細のことを知ろう!

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給料明細を当たり前のように会社から受け取っていると思いますが、そもそもなぜ毎月配られているかご存知でしょうか?
実は、法律で交付することが定められているからなんです。

給料明細とは?

給料明細とは、所得税法231条に定められています。
小さい会社であれば出していないという話も聞いたことがありますが、給料明細を渡すことは、基本的には法律で決まっていることです。

(所得税法231条)
居住者に対し国内において給与等、退職手当等又は公的年金等の支払をする者は、財務省令で定めるところにより、その給与等、退職手当等又は公的年金等の金額その他必要な事項を記載した支払明細書を、その支払を受ける者に交付しなければならない。

給料明細を捨ててはいけないという決まりはない!

給料明細を交付しなければならないことは、所得税法で定められています。
しかし、「会社は従業員に必ず給料明細を交付すること」という決まりごとでしかありません。
給料明細を受け取った従業員が、給料明細をどうするかまで書かれていないため、捨てるも保管するも自由です。
「給料明細を廃棄してはならない」という法律は存在しません。
つまり、捨ててしまったとしても罰則はありませんし、特に困らない人も多いです。
しかし、無くした場合などの再発行義務は会社にありませんので、気をつけるようにしましょう。

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給料明細をすぐに捨ててはいけない理由とは?

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給料明細を捨てるも保管するも縛る法律や決まりがないので、受け取った個人の自由です。
しかし、給料明細をすぐに捨てることはおススメしません

最低2年間は保管をするべき!

給料明細は、最低でも2年間は保管をするようにしましょう。
この「2年間」とは、未払い賃金の請求権の時効を2年と定めている労働基準法に基づくものです。
もしも、勤務先の会社で未払いの給与や残業代があったり、会社において何かしらのミスが発覚した場合には、2年前まで遡って請求することができます
給与明細は、その時の重要な証拠になります。

また、もしも年金において支給ミスが発覚した場合には、社会保険料の支払い履歴を証明するための書類にもなります。
自分を守るためにも、2年と言わず保管しておくことをおススメします。

給料明細は税金算出の根拠!

そもそも給料明細は、税金を算出するためにも重要な資料となります。
どのくらい働いて、どのくらい収入があったから、いくらの税金になるという計算の結果ができます。
例えば、年末にふるさと納税をするときには、この給料明細が非常に力となります。
1年間の所得がわかる源泉徴収票は、年末ギリギリか年明けにならないと発行してもらえない会社も多いです。
しかし、給料明細があれば、自分で所得を計算して、どれくらいふるさと納税ができるのかの試算もできます。

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給料明細はデジタル保管しよう!

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では、毎月のように発行される給料明細をどのように保管すれば良いのでしょうか?
給料明細を1年間分束ねるだけでも、意外と分厚くなります。
実際に給料明細が紙媒体の場合は、2つ穴を開けてファイリングしたり、ノートに貼ったり、ファイルボックスに収納するなどの方法で保管している人が多いです。

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保管スペースがない時には、スキャナーでスキャンしたり、カメラで撮影するなどでデジタルデータとして保管しておきましょう。
この方法であれば、万が一、給料明細を紛失しても安心することができます。
また、データであれば2年だけではなく、数十年分を管理することも簡単にできます。
例えば、紙は2年間保管をし、以降はデータ保存へ切り替える方法も一つの手段です。

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未払い賃金の請求時効が5年になるかも?

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2020年の民法改正に伴い、未払い賃金請求の時効を2年から5年に見直す議論が行われています。
今回は「2年間」と紹介していますが、将来を考えれば、今後は給与明細を5年以上保管しておいた方が良いかもしれません。
給料明細は、給料の未払いだけではなく、税金上で何か問題が生じた場合にも、明暗を分けるほどの重要な書類となります。
取り扱いには注意しつつ、将来の自分を守るためにもしっかり保管をするようにしましょう。

まとめ

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今回は、給与明細をすぐに捨てずに2年間保管すべき理由について、ご紹介しました。
給料明細は、すぐに捨ててしまいがちだと思います。
しかし実は、もしもの際には重要書類となり、自分を助けてくれる書類へと変貌します。
今では紙ではなくデータでの保管も簡単にできるため、そこまで保管に手間も場所もかかりません。
もし今、給料明細を捨てているのであれば、次の給料明細からは自分を守るためにも保管をしておきましょう。

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